Wizyty kontrolne
Wizyty kontrolne - audity nadzoru
Wizyta kontrolna
Przynajmniej raz w roku system zarządzania musi podlegać ocenie, aby mieć pewność, że jest on wciąż efektywny oraz żeby sprawdzić jego rozwój od ostatniej wizyty. W tym celu odbywają się wizyty kontrolne.
Celem takich wizyt jest potwierdzenie, że system zarządzania jest wciąż:
Na pierwszej wizycie kontrolnej po certyfikacji, na spotkaniu otwierającym, auditor zaprezentuje i przedyskutuje formę auditów oraz sposób prezentacji wyników auditu najwyższemu Kierownictwu
Na kolejnej wizyty kontrolnej auditor sprawdzi, czy poprzednio wskazane obszary auditowania są właściwe i czy wszyscy niezbędnie pracownicy do przeprowadzenia auditu tego obszaru są dostępni. Jeśli zaistnieje taka konieczność dokona korekty obszaru auditowania.
Jeżeli wizyta kontrolna będzie ostatnią z cyklu przed planowanym odnowieniem, auditor uzgodni termin i plan wizyty recertyfikującej.
Spotkanie z Najwyższym Kierownictwem
Auditor podczas spotkania z Najwyższym Kierownictwem:
przedstawi co i dlaczego LRQA będzie robić w trakcie wizyty
określi jakie zagrożenia są ważne dla Klienta i wybierze temat wizyty
zidentyfikuje w jakich obszarach system może być pomocny w osiąganiu wyznaczonych celów
zapozna się z uwagami i sugestiami Klienta dotyczącymi wybranego tematu wizyty i weźmie je pod uwagę podczas prowadzenia auditu
przedyskutuje przyszłe cele organizacji oraz zidentyfikuje możliwe tematy kolejnych wizyt
Plan wizyty
Po uzgodnieniu tematu kolejnej wizyty (przyszłych wizyt) auditor zidentyfikuje działy, procesy i systemy odnoszące się do wybranego tematu.
Wybrany temat + ludzie, procesy, elementy nadzorowania, systemy które będą auditowane = Plan Wizyty
Elastyczność przygotowanego planu – plany przygotowywane na kolejne wizyty są elastyczne. Jeżeli w firmie nastąpią zmiany mające wpływ na jej działanie, np. wzrost poważnych reklamacji, zmiana wymagań prawnych, LRQA zmodyfikuje wybrany temat wizyty lub wprowadzi nowy tak aby zająć się zagadnieniami kluczowymi dla organizacji.
W trakcie wizyty
Podczas wizyty kontrolnej auditor:
przeprowadzi wizytę tematyczną w zaplanowanych wcześniej obszarach; auditor może zdecydować, że konieczne będzie zmodyfikowanie zakresu auditu do działów nie uwzględnionych w przygotowanym planie ale ważnych dla zrealizowania tematu wizyty
będzie auditował wybrane obszary, aby potwierdzić, że system jest wdrożony i nadzorowany oraz efektywnie wykorzystywany
określi czy system zarządzania jest wykorzystywany aby zarządzać i/lub doskonalić elementy związane z tematem wizyty
wykaże słabe lub mocne strony system oraz zasugeruje potencjalne elementy do doskonalenia
Raportowanie
Raport z wizyty:
zawiera podsumowanie z dyskusji z najwyższym kierownictwem
odnosi się do długoterminowych projektów doskonalących
opisuje elementy/obszary auditowane oraz przedstawione dowody łącznie z ich oceną i wnioskami
opisuje wszelkie spostrzeżenia
zawiera ogólne wnioski dotyczące efektywności systemu zarządzania w nawiązaniu do tematu auditu oraz w odniesieniu do spełnienia wymagań standardu
identyfikuje obszary i tematy na następną wizytę
zawiera wnioski z wizyty przeznaczone dla Najwyższego Kierownictwa
Podczas spotkania zamykającego auditor:
przedstawia podsumowanie spostrzeżeń oraz wniosków
zasygnalizuje gdzie system zarządzania może pomóc w odniesieniu do tematu auditu a jakie obszary można udoskonalić
opisze słabe strony systemu zarządzania w odniesieniu do tematu auditu i wyjaśnią w jaki sposób te niedoskonałości mogą negatywnie wpłynąć na działanie organizacji