Uaktualnienie standardów ISO

Normy ISO 9001 oraz ISO 14001 są obecnie uaktualniane przez Komitety Techniczne ISO. Mike James, Dyrektor Zarządzający LRQA, oraz David Lawson, Dyrektor Techniczny w LRQA, odpowiadają na pytania o postępy prac przy obu normach oraz o to, co uaktualnienie może oznaczać dla szeroko rozumianego rynku. 
 
P1: David, czy mógłbyś wyjaśnić, dlaczego te normy są obecnie uaktualniane?
Zgodnie z regulaminem Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (ISO) normy dla systemów zarządzania (MSS) są uaktualniane co pięć lat. Taki cykl  zmian pozwala zapewnić aktualność  i odpowiedniość norm międzynarodowych, co sprawia, że korzystające z nich branże działają bardziej wydajnie i skutecznie dzięki aktualnym specyfikacjom produktów, usług i dobrych praktyk. Opracowane na zasadzie globalnego porozumienia pomagają one pokonać bariery w handlu międzynarodowym. Tak się składa, że właśnie przyszła pora na aktualizację najbardziej popularnych norm, w tym ISO 9001 (jakość) i ISO 14001 (ochrona środowiska).
 
W ciągu ostatnich kilku lat miał miejsce wzrost liczby norm dla nowych obszarów systemów zarządzania i poszczególnych branż. Na początku chodziło o jakość, ale z czasem normy objęły ochronę środowiska, BHP, zarządzanie energią, ciągłość biznesu i inne kwestie. Wraz ze wzrostem liczby norm wzrasta tendencja do integracji.
 

P2: Czy poza zwykłymi zmianami wynikającymi z cykliczności były jakieś inne przyczyny?
Wiele organizacji stosuje więcej niż jedną normę dla systemów zarządzania, a LRQA jest bardziej niż świadoma faktu, że organizacje te szukają możliwości zwiększenia wydajności dzięki łączeniu lub integrowaniu ze sobą systemów zarządzania oraz, w odpowiednich przypadkach, certyfikowaniu takiego zintegrowanego podejścia.
 
Zdarza się również, że wymogi poszczególnych norm często wyrażają ten sam cel w różny sposób. W rezultacie wymogi te mogą być różnie interpretowane, co może prowadzić do zamieszania i niespójności we wdrażaniu norm.
 
ISO określiła potrzebę odniesienia się do tej sprawy jako kwestię nadrzędną w procesie uaktualnienia, co doprowadziło do przygotowania projektu Przewodnika 83 ISO, który został następnie formalnie przyjęty i wydany przez ISO jako Załącznik SL. 

 
P3: Jakie są zatem korzyści z przyjęcia Załącznika SL dla użytkowników norm ISO?
Załącznik SL określa ogólne ramy dla systemów zarządzania, co pozwala zapewnić, że tekst, jeśli ma to uzasadnienie, ma takie same tytuły i kolejność rozdziałów oraz definicje, a tam gdzie to możliwe tekst jest identyczny. W wydanym niedawno oświadczeniu prasowym ISO stwierdzono: „Pełne zharmonizowanie istniejących norm zarządzania systemami zajmie kilka lat. Niemniej jednak wiele norm korzystało z nowego formatu już na etapie ich opracowywania”.
 
Zmiany dla organizacji będą początkowo niewielkie. Niemniej jednak, wraz z kolejnymi aktualizacjami, struktura i treść istniejących norm zarządzania systemami ulegnie ujednoliceniu. Oznacza to również, że w przypadku wprowadzenia nowej normy wiele jej aspektów będzie już znanych użytkownikowi, a nacisk zostanie położony na elementy unikatowe dla danej dyscypliny.
   

P4: Mike, czy wiemy co będą obejmować nowe ramy?
Biorąc pod uwagę, że ISO przyjęła Załącznik SL w 2012 r. oraz fakt publikacji nowych systemów zarządzania z użyciem uaktualnionej struktury (przykładem może być ISO 22301 – Zarządzanie Ciągłością Działania), LRQA uważa, że jest bardzo prawdopodobne, że uaktualnione wersje nowych systemów zarządzania wydanych przez ISO będę zgodne z tymi ramami oraz że istniejące systemy dostosują się do nich w swojej następnej wersji, włączając normy w zakresie jakości i ochrony środowiska. Ramy obejmują dziesięć części sformułowanych w sposób dopasowany do docelowych użytkowników danej normy:

  1. Zakres
  2. Odniesienia normatywne: obie te części będą sformułowane w sposób charakterystyczny dla normy (wliczając w to zamierzony wynik).
  3. Pojęcia i definicje: odniesienia do wspólnych pojęć i kluczowych definicji określonych w Załączniku SL lub charakterystycznych wyłącznie dla danej normy.
  4. Kontekst organizacji: ta część będzie zawierać wymogi w zakresie wdrożenia normy, potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron, zakresu danej normy i samej normy.
  5. Przywództwo: przywództwo i zaangażowanie najwyższego kierownictwa, odpowiednia polityka w zakresie norm, role organizacyjne, odpowiedzialność i uprawnienia.
  6. Planowanie: działania mające na celu odniesienie się do ryzyka i szans, celów normy oraz planów ich realizacji.
  7. Wsparcie: zasoby konieczne dla osiągnięcia celów normy, kompetencje i świadomość pracowników, komunikacja i udokumentowane informacje.
  8. Działanie: planowanie operacyjne i nadzór.
  9. Ocena osiągnięć: monitoring, pomiary, analiza i ocena, audit wewnętrzny i przegląd zarządzania.
  10. Doskonalenie: niezgodności, działania korygujące oraz ciągłe doskonalenie.

P5: David, czy LRQA bierze udział w aktualizacji norm ISO?
LRQA dobrze zna obecny proces aktualizacji ISO i znacząco przyczynia się do rozwoju i doskonalenia norm i powiązanych z nimi przewodników w zakresie systemów zarządzania i oceny zgodności na całym świecie. Jako głosy liczące się w branży – dzięki naszemu członkostwie w IIOC (Międzynarodowa Niezależna Organizacja Certyfikacji), globalnemu podmiotowi certyfikującym, którego przewodniczącym jest Mike James – nasi eksperci biorą aktywny udział w pracach międzynarodowych komitetów technicznych dotyczących trzech najważniejszych na świecie systemów zarządzania: ISO 9001 (jakość), ISO 14001 (ochrona środowiska) oraz OHSAS 18001 (BHP).
 
P6: Czy możesz zdradzić jakieś terminy?
Standardowemu procesowi aktualizacji ISO oczywiście towarzyszy znaczne zainteresowanie mediów i spekulacje rynkowe. LRQA skupia się na faktach – wiemy, że zarówno normy środowiskowa i jakościowa są na etapie projektu (Commettee Draft - CD), a ISO zmieni status  ISO 9001:2015 do CD 30:20 w dniu 4 czerwca, co oznacza, że jesteśmy na etapie głosowania (przy czym norma środowiskowa przeszła już przez wstępny etap głosowania).
 
Jeśli chodzi o terminy, możemy tylko snuć domysły, ale mamy nadzieję że ISO dokona uzgodnienia i formalizacji w latach 2014–2015, w szczególności w odniesieniu do ISO 9001. W takim przypadku projekt końcowy (FDIS) byłby dostępny pod koniec 2014 r., a publikacja uaktualnionej wersji normy miałaby miejsce około rok później Biorąc pod uwagę liczbę zainteresowanych podmiotów, terminy te mogą oczywiście ulec opóźnieniu. Spójrzmy na ostatnią aktualizację ISO 9001 – była zaplanowana na 2005 r., a została opublikowana w 2008 r., co wiele mówi o „określonych terminach”.
 
W LRQA jesteśmy zaangażowani w oferowanie naszym globalnym klientom najlepszych możliwych rozwiązań i usług w zakresie płynnego przejścia na nowe normy.  Nasze narzędzia komunikacji z klientami będą aktualizowane odpowiednimi informacjami niezwłocznie po ich udostępnieniu.
 
P7: Mike, czy możesz podzielić się z nami przemyśleniami LRQA jeśli chodzi o dotychczasowe postępy standardowej aktualizacji standardów ISO i co może to oznaczać dla szeroko rozumianego rynku?
Biorąc pod uwagę rozwój nowych norm i fakt, że kolejne są przygotowywane, LRQA z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę ISO polegającą na zebraniu i ujednoliceniu głównych wspólnych elementów systemów zarządzania.

Spójność i kompatybilność wszystkich systemów zarządzania wydanych przez ISO jest wskazana. Przyjęcie w zeszłym roku Załącznika SL oznacza początek końca konfliktów, powielania, zamieszania i nieporozumień wynikających z ich różnorodności. Jeśli chodzi o potrzeby rozwojowe w zakresie dokonywania oceny w odniesieniu do Załącznika SL, uważamy, że LRQA ma przewagę ze względu na swoją historię i znaczne doświadczenie w ocenianiu synergii pomiędzy zarządzaniem ryzykiem a zapewnianiem jakości drogą stosowania naszej unikalnej metodologii, LRQA Business Assurance.
 
LRQA uważa, że nowa struktura systemów zarządzania umożliwi naszej globalnej sieci audytorów oraz naszym klientom spojrzenie na systemy zarządzania stosowane przez organizacje w sposób holistyczny.

Aktualizacja ISO 9001 – w skrócie:

Najbardziej popularna norma ISO jest obecnie aktualizowana, a jej nowa nazwa to ISO 9001:2015. Przewidywana data publikacji to wrzesień 2015 r.

Komitet uznał potrzebę istotnych zmian w ISO 9001 i od dwóch lat zajmuje się kluczowymi kwestiami, których uregulowanie pozwoli na odpowiednie przejście przez lata dwudzieste XXI w.

Główne założenia specyfikacji projektu ISO 9001:2015 zawierają zalecenia:

  • stworzenia stabilnego zestawu kluczowych wymogów na najbliższe 10 lat lub więcej,
  • kontynuowania skupiania się na efektywnym zarządzaniu procesami w celu osiągnięcia pożądanych wyników,
  • uwzględnienia zmian w praktykach dotyczących systemów zarządzania jakością i zmian w technologii, które miały miejsce w czasie od ostatniej znaczącej aktualizacji w 2000 r., 
  • zastosowania Załącznika SL do dyrektyw ISO w celu wzmocnienia kompatybilności i zgodności z innymi normami zarządzania systemami,
  • ułatwienia skutecznego wdrożenia i oceny zgodności przez strony pierwsze, drugie i trzecie,
  • stosowania prostego języka i stylu w celu poprawienia zrozumienia oraz zapewnienia spójnej interpretacji wymogów.

Propozycje

  • Integracja „myślenia opartego na ryzyku”
  • Większy nacisk 8 zasad zarządzania (QMP)
  • Lepsze dopasowanie do procesów zarządzania biznesowego
  • „Wynik ma znaczenie” (zgodność produktów i efektywność procesów)
  • Zarządzanie wiedzą
  • Zarządzanie cyklem życia (LCM)
  • Usprawnienia i innowacje
  • „Czas/Szybkość/Zwinność”
  • Technologia i zmiany w sektorze IT
  • Włączenie „narzędzi jakościowych” takich, jak 6σ, QFD, benchmarketing itp.

Zgodność

ISO uważa, że wszystkie normy zarządzania systemami powinny zostać do siebie dopasowane w zakresie (o ile to możliwe) jednolitych tytułów i kolejności rozdziałów oraz definicji, a tam gdzie jest to możliwe, tekst powinien być identyczny.

Wysiłki na rzecz ujednolicenia norm zarządzania systemami zachęciły ISO do wydania Załącznika SL do dyrektyw ISO (poprzednio Przewodnik 83).

Nowy format nie zmienia wymogów norm, ale zapewnia standaryzację języka i podejść do zarządzania.
Załącznik SL do dyrektyw ISO zawiera zalecenia Grupy Połączonej Koordynacji Technicznej (JTCG) opracowane w celu zapewnienia koordynacja rozwoju norm zarządzania systemami ISO pod kątem ich spójności i dopasowania.

Załącznik SL do dyrektyw ISO określa wspólną strukturę i format wszystkich nowych norm zarządzania systemami ISO oraz aktualizacji istniejących standardów. Zapewnia on również, że teksty poszczególnych norm zarządzania systemami zawierają wspólne fragmenty teksty wskutek promowania stosowania identycznych:

  • tytułów rozdziałów,
  • kolejności tytułów rozdziałów,
  • tekstów,
  • definicji.

Makrostruktura

  • Zakres
  • Odniesienia normatywne
  • Pojęcia i definicje
  • Kontekst organizacji
  • Przywództwo
  • Planowanie
  • Wsparcie
  • Działania
  • Ocena osiągnięć
  • Doskonalenie

Aktualizacja ISO 14001 – w skrócie:
Przewiduje się, że zaktualizowany tekst ISO 14001 zostanie opublikowany pod koniec 2014 r. lub na początku 2015 r. i zawierał będzie dwa istotne elementy:

1. Makrostruktura dla systemów zarządzania
Pierwsze działanie obejmuje dopasowania standardów do wytycznych Załącznika SL do dyrektyw ISO. Podobnie jak w przypadku ISO 9001, celem jest dopasowanie ISO 14001 to aktualnej makrostruktury norm systemów zarządzania (MSS) tak, aby zawierała identyczny tekst, wspólne pojęcia i zasadnicze definicje.

2. Wyzwania dla systemów zarządzania środowiskowego (EMS) oraz ISO 14001 w przyszłości
Drugie działanie zostało zaproponowane przez „Grupę badawczą ds. wyzwań dla EMS w przyszłości”, która dokonała oceny potencjalnych skutków zmieniających się oczekiwań podmiotów zainteresowanych oraz nowych rozwiązań w systemach zarządzania środowiskowego.

Analizie poddano jedenaście kwestii wraz z powiązanymi przeszkodami i szansami na przyjęcie ISO 14001 w niewielkich organizacjach w celu ułatwienia im kontroli wpływu na środowisko w łańcuchu dostaw, zaangażowania podmiotów zainteresowanych oraz zewnętrznego komunikowania swojego własnego zaangażowania w ochronę środowiska.

Oprócz tych dwóch istotnych działań konieczne jest także zachowanie i ulepszenie istniejących wymogów ISO 14001:2004.

Więcej informacji o rewizji norm ISO, w tym blogi i dyskusje panelowe, dostępne będą pod adresem www.lrqa.pl. Pytania można również kierować na adres lrqa@lrqa.pl