Opis Przebiegu Auditu

Podczas gdy spełnianie wymagań jest ważnym aspektem LRQA Business Assurance, nasza unikatowa metodologia zmienia ocenę w potężne narzędzie zarządzania w celu poprawy i ochrony wyników organizacji. Aby zrozumieć, co jest naprawdę ważne dla organizacji i zainteresowanych stron, pomagamy Państwu usprawnić system zarządzania i organizację w tym samym czasie.

Nasze podejście wiarygodności biznesowej Business Assurance pozwala na ocenę dostosowaną do tego, jak dobrze system jest zarządzany oraz czy redukuje ryzyko operacyjne w każdym aspekcie (np. jakości, ochrony środowiska lub bezpieczeństwa i higieny pracy) przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej zgodności z wymaganiami wybranej normy lub systemu.

"Podejście LRQA Business Assurance umocniło w DB Schenker Malezja, konieczność wzmacniania bezpieczeństwa łańcucha dostaw, a tym samym ochronę interesów spółki i zwiększania zaufania naszych klientów do robienia z nami interesów."

Wolfgang Laabs, Dyrektor Zarządzający, DB Schenker Logistics, Malezja

LRQA Business Assurance opiera się na trzech filarach, metodologii opartej na ryzyku, wizytach tematycznych i ciągłym doskonaleniu, co stanowi wartość dodaną do tradycyjnej oceny i certyfikacji.

Jeżeli jest taka potrzeba, oceniamy system zarządzania stosując analizę luk, aby zapewnić, że spełnia on wymagania normy, standardy lub zestaw kryteriów oceny. Aby upewnić się, że zyskają Państwo jak najwięcej na przeprowadzanej ocenie, dwukrotnie odwiedzimy Państwa firmę przed wydaniem certyfikatu.

Audit certyfikacyjny LRQA jest 3-etapowy 

Etap 1: Ustalenie stanu faktycznego

Przed certyfikacją, musimy ustalić czy są Państwo do niej przygotowani. Ocenimy to podczas pierwszej wizyty. Standardowo, wizytę 1 etapu przeprowadzamy w Państwa organizacji.

Przebieg wizyty

Podczas wizyty:

  • ocenimy lokalizację i warunki szczególne organizacji,
  • porozmawiamy z członkami organizacji, aby dowiedzieć się, w jakim stopniu są Państwo przygotowani do drugiej wizyty,
  • zobaczymy, w jakim stopniu rozumieją Państwo wymagania normy i jakie postępy robią Państwo w kierunku ich spełnienia,
  • zbierzemy informacje na temat zakresu systemu zarządzania, procesów i lokalizacji organizacji oraz powiązanych, z organizacją ustawowych i prawnych aspektów oraz aspektów zgodności. Na przykład mogą to być środowiskowe lub prawne aspekty funkcjonowania organizacji i związane z nimi zagrożenia,
  • uzgodnimy szczegóły kolejnej wizyty i pomyślimy nad przydzieleniem odpowiednich zasobów LRQA,
  • postaramy się zrozumieć Państwa system zarządzania i działalność organizacji, żeby wiedzieć na co zwrócić uwagę przy planowaniu drugiej wizyty,
  • zorientujemy się czy organizacja ma zaplanowane i przeprowadza audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania przeprowadzane przez kierownictwo
  • sprawdzimy czy poziom wdrażania systemu zarządzania jest wystarczająco wysoki aby przeprowadzić wizytę 2 etapu. 

Raportowanie

Udokumentujemy wyniki pierwszej wizyty i przekażemy je Państwu jeszcze przed wyjściem zespołu auditorów. Powiemy Państwu czy zidentyfikowaliśmy obszary, które mogłyby być zaklasyfikowane jako niezgodne z wymaganiami podczas 2. etapu oceny. Odległość czasowa pomiędzy dwiema wizytami zależy od przewidywanego czasu rozwiązania wszelkich wykrytych niezgodności podczas pierwszej wizyty.

Etap 2: Certyfikacja

Czas na certyfikację. Na tym etapie wizyta odbędzie się w miejscu działalności organizacji. Jej celem jest ocena wdrożenia i skuteczności systemu zarządzania. Zbierzemy dowody, które poświadczą zgodność systemu zarządzania z normami oraz inne wymaganiami certyfikacji.

Przebieg 2 etapu - Certyfikacja 

Podczas tej wizyty, auditorzy zbiorą i ocenią wystarczająco dużo przykładów działań w organizacji, aby móc ocenić poziom wdrożenia i efektywności certyfikowanego systemu zarządzania. Przeprowadzimy wywiady z pracownikami, w tym z kadrą zarządzającą i pracownikami operacyjnymi, aby się upewnić, że system jest wdrożony i zrozumiały w całej organizacji.

Zespół auditorów przeanalizuje wszystkie informacje i dowody zebrane podczas obu wizyt i zdecyduje, czy wszystkie wymagania certyfikacyjne zostały spełnione oraz czy występują jakiekolwiek niezgodności. Zespół może zaproponować możliwości poprawy w oparciu o swoje doświadczenia.

Zbadamy system zarządzania, aby odnieść się do co najmniej następujących elementów:

  • zebranych informacji i dowodów pod względem ich zgodności z wszystkimi wymaganiami normy 
  • monitorowania wyników organizacji, wskaźników, raportowania i weryfikacji pod względem kluczowych celów związanych z wydajnością pracy 
  • systemu zarządzania i wyników organizacji w odniesieniu do zgodności z przepisami prawa 
  • kontroli operacyjnej
  • auditu wewnętrznego i przeglądu zarządzania przeprowadzonego przez kierownictwo organizacji 
  • odpowiedzialności kadry zarządzającej za przyjętą politykę organizacji
  • powiązań pomiędzy wymaganiami norm(y), politykami, celami związanymi z wydajnością pracy, wymogami prawnymi, odpowiedzialnością, kompetencjami pracowników, działaniami, procedurami, danymi dotyczącymi wydajności i wynikami auditu wewnętrznego.

Raportowanie

Po zakończeniu wizyty 2 etapu, zespół oceniający zapisze swoje ustalenia w raporcie z wizyty. Raport będzie zawierał wyniki oceny, wszelkie obszary wymagające poprawy i wszelkie zidentyfikowane i uzgodnione niezgodności. Zwyczajowo otrzymają Państwo raport zanim zespół auditorów opuści Państwa organizację.

Etap 3: Wizyty tematyczne

Aby upewnić się, że system zarządzania jest nadal skuteczny i aby kontynuować monitorowanie postępu, jaki dokonał się od czasu naszej ostatniej wizyty, co sześć lub co dwanaście miesięcy będziemy przeprowadzać audity kontrolne.

Audity kontrolne mają na celu potwierdzenie, że certyfikowany system zarządzania:

  • jest utrzymywany
  • jest stosowany
  • przyczynia się do ciągłego doskonalenia

Kontakt przed auditem

Dla klientów, którzy…

a) podchodzą to certyfikacji pierwszy raz: Auditor omówi nowe podejście i najlepsze rozwiązanie wprowadzenia go do firmy oraz uzgodni z kierownictwem zasady przeprowadzenia auditu podczas spotkania otwierającego.

b) już posiadają certyfikowany system: Auditor potwierdzi, że zagadnienia wybrane podczas poprzedniego spotkania są nadal aktualne oraz że odpowiednie osoby będą do dyspozycji w czasie wizyty. Jeśli istnieje taka konieczność zmiany zostaną uzgodnione.

Jeśli wizyta jest wizytą mająca na celu zaplanowanie planu recertyfikacji, auditor zidentyfikuje te elementy systemu, które nie zostały odpowiednio sprawdzone podczas kończącego się cyklu wizyt kontrolnych, oraz zaplanuje sposób przeglądu tych obszarów.

Przeprowadzenie rozmowy z kierownictwem wyższego szczebla

Auditor...

  • przedstawi zmiany jakie zastosuje LRQA podczas najbliższego auditu oraz je uzasadni 
  • ustali kwestie ważne dla klienta jak i stron zainteresowanych oraz wybierze tematy auditu
  • określi w jakich obszarach systemy zarządzania mogą być wykorzystywane do poprawy wydajności w odniesieniu do tych zagadnień
  • wysłucha Państwa opinii na temat zagadnień dotyczących wybranej tematyki auditu i uwzględni je podczas auditu
  • przedyskutuje przyszłe cele danej organizacji oraz określi możliwą tematykę przyszłych auditów

Plan auditu kontrolnego

Na podstawie uzgodnionej wcześniej tematyki auditu kontrolnego (lub kolejnych auditów) auditor będzie mógł określić, które działy, procesy oraz systemy odnoszą się do tematu i podlegają ocenie:

tematyka + zasoby ludzkie, procesy oraz systemy do auditowania = plan auditu kontrolnego

Elastyczność przyszłych planów - Plany przyszłych auditów powinny być elastyczne. Jeśli zmienią się okoliczności, np. złożenie skargi przez znaczącego klienta lub naruszenie regulacji prawnych, LRQA powinien mieć możliwość modyfikacji tematyki auditu lub wprowadzenia nowego planu, uwzględniającego sprawy bieżące naszego klienta i/lub jego interesariuszy.

Przebieg auditu kontrolnego

Przeprowadzając wizytę auditor:

  • zanalizuje tematy zgodnie z planem. Auditor może chcieć obejrzeć elementy systemu, które nie zostały wskazane w pierwotnym planie, jeżeli są istotne dla realizacji badania. 
  • wykorzysta ocenę wskazanych obszarów, aby potwierdzić, że kontrola systemu jest prowadzono a jej wyniki skutecznie wykorzystywane.
  • określi, czy system zarządzania służy zarządzaniu i/ lub poprawie kwestii problemowych związanych z określonym tematem.
  • zgłosi wszelkie słabości systemu lub jego skuteczność i zasugeruje do rozważenia potencjalne usprawnienia.

Raportowanie auditu - Raport z auditu

Raport z auditu, który pozostaje u Państwa będzie:

  • zawierał podsumowanie dyskusji kadry zarządzającej wyższego szczebla
  • wskazywał przykłady długoterminowych projektów doskonalących
  • zawierał zapisy dotyczące auditowanych elementów systemu i analizowanego materiału dowodowego, wraz z oceną i wnioskami
  • zawierał zapisy dotyczące spostrzeżeń
  • zawierał zapisy dotyczące wniosków na temat skuteczności systemu zarządzania w odniesieniu do tematu i spełniania wymogów certyfikowanego standardu
  • identyfikował tematy i obszary na następny audit
  • Feedback to senior management 

Na spotkaniu zamykającym nasz auditor:

  • omówi przegląd swoich spostrzeżeń i przedstawi wnioski 
  • podkreśli obszary, w których system zarządzania pomaga w rozwiązywaniu problemów związanych z danym tematem, zorientowanym na poprawę
  • przedstawi wszelkie słabości systemowe związane z tematem i wyjaśni, w jaki sposób mogą one wpłynąć negatywnie na prowadzoną działalność