Aby upewnić się, że system zarządzania jest nadal skuteczny i aby kontynuować monitorowanie postępu, jaki dokonał się od czasu naszej ostatniej wizyty, co sześć lub co dwanaście miesięcy będziemy przeprowadzać audity kontrolne.
Audity kontrolne mają na celu potwierdzenie, że certyfikowany system zarządzania:
- jest utrzymywany
- jest stosowany
- przyczynia się do ciągłego doskonalenia
Kontakt przed auditem
Dla klientów, którzy…
a) podchodzą to certyfikacji pierwszy raz: Auditor omówi nowe podejście i najlepsze rozwiązanie wprowadzenia go do firmy oraz uzgodni z kierownictwem zasady przeprowadzenia auditu podczas spotkania otwierającego.
b) już posiadają certyfikowany system: Auditor potwierdzi, że zagadnienia wybrane podczas poprzedniego spotkania są nadal aktualne oraz że odpowiednie osoby będą do dyspozycji w czasie wizyty. Jeśli istnieje taka konieczność zmiany zostaną uzgodnione.
Jeśli wizyta jest wizytą mająca na celu zaplanowanie planu recertyfikacji, auditor zidentyfikuje te elementy systemu, które nie zostały odpowiednio sprawdzone podczas kończącego się cyklu wizyt kontrolnych, oraz zaplanuje sposób przeglądu tych obszarów.
Przeprowadzenie rozmowy z kierownictwem wyższego szczebla
Auditor...
- przedstawi zmiany jakie zastosuje LRQA podczas najbliższego auditu oraz je uzasadni
- ustali kwestie ważne dla klienta jak i stron zainteresowanych oraz wybierze tematy auditu
- określi w jakich obszarach systemy zarządzania mogą być wykorzystywane do poprawy wydajności w odniesieniu do tych zagadnień
- wysłucha Państwa opinii na temat zagadnień dotyczących wybranej tematyki auditu i uwzględni je podczas auditu
- przedyskutuje przyszłe cele danej organizacji oraz określi możliwą tematykę przyszłych auditów
Plan auditu kontrolnego
Na podstawie uzgodnionej wcześniej tematyki auditu kontrolnego (lub kolejnych auditów) auditor będzie mógł określić, które działy, procesy oraz systemy odnoszą się do tematu i podlegają ocenie:
tematyka + zasoby ludzkie, procesy oraz systemy do auditowania = plan auditu kontrolnego
Elastyczność przyszłych planów - Plany przyszłych auditów powinny być elastyczne. Jeśli zmienią się okoliczności, np. złożenie skargi przez znaczącego klienta lub naruszenie regulacji prawnych, LRQA powinien mieć możliwość modyfikacji tematyki auditu lub wprowadzenia nowego planu, uwzględniającego sprawy bieżące naszego klienta i/lub jego interesariuszy.
Przebieg auditu kontrolnego
Przeprowadzając wizytę auditor:
- zanalizuje tematy zgodnie z planem. Auditor może chcieć obejrzeć elementy systemu, które nie zostały wskazane w pierwotnym planie, jeżeli są istotne dla realizacji badania.
- wykorzysta ocenę wskazanych obszarów, aby potwierdzić, że kontrola systemu jest prowadzono a jej wyniki skutecznie wykorzystywane.
- określi, czy system zarządzania służy zarządzaniu i/ lub poprawie kwestii problemowych związanych z określonym tematem.
- zgłosi wszelkie słabości systemu lub jego skuteczność i zasugeruje do rozważenia potencjalne usprawnienia.
Raportowanie auditu - Raport z auditu
Raport z auditu, który pozostaje u Państwa będzie:
- zawierał podsumowanie dyskusji kadry zarządzającej wyższego szczebla
- wskazywał przykłady długoterminowych projektów doskonalących
- zawierał zapisy dotyczące auditowanych elementów systemu i analizowanego materiału dowodowego, wraz z oceną i wnioskami
- zawierał zapisy dotyczące spostrzeżeń
- zawierał zapisy dotyczące wniosków na temat skuteczności systemu zarządzania w odniesieniu do tematu i spełniania wymogów certyfikowanego standardu
- identyfikował tematy i obszary na następny audit
- Feedback to senior management
Na spotkaniu zamykającym nasz auditor:
- omówi przegląd swoich spostrzeżeń i przedstawi wnioski
- podkreśli obszary, w których system zarządzania pomaga w rozwiązywaniu problemów związanych z danym tematem, zorientowanym na poprawę
- przedstawi wszelkie słabości systemowe związane z tematem i wyjaśni, w jaki sposób mogą one wpłynąć negatywnie na prowadzoną działalność